Văn phòng điện tử là gì? Phân loại văn phòng điện tử?

Văn phòng điện tử E-office là gì?

Văn phòng điện tử là gì? Văn phòng điện tử là mô hình ứng dụng công nghệ hiện đại với đầy đủ các phần mềm có tính năng quản lý hồ sơ, công việc, thông tin, văn bản, tài liệu, báo cáo… của công ty. Loại văn phòng này ra đời nhằm hiện đại hóa phương thức quản lý truyền thống.

Về bản chất, khái niệm văn phòng điện tử là hệ thống giúp con người thao tác công việc văn phòng thông qua máy tính và phần mềm kết nối Internet. Văn phòng điện tử trước khi đưa vào sử dụng sẽ được lập trình, thiết kế đáp ứng đầy đủ các tiện ích giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

Phân loại văn phòng điện tử

Thông qua khái niệm văn phòng điện tử là gì, chúng ta đã hiểu đây là loại văn phòng hiện đại, giúp con người làm được nhiều việc hơn mà lại tiết kiệm được thời gian hơn. Về phân loại, văn phòng điện tử có những loại hình sau:

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là loại văn phòng có đầy đủ tất cả các tiện ích giống như một mô hình văn phòng thông thường và có cả địa chỉ cụ thể. Tuy nhiên, đặc điểm của loại văn phòng này là có rất nhiều đơn vị kinh doanh đăng ký làm chủ sở chính cho doanh nghiệp.

Văn phòng xanh

Văn phòng xanh được hiểu là “hệ thống quản lý môi trường” giúp các văn phòng giảm thiểu phát thải khí nhà kính tại nơi làm việc. Văn phòng xanh chủ yếu tập trung vào việc thay đổi ý thức và hành vi của nhân viên theo hướng hành vi bền vững, mục đích là giảm chi phí và tác động đến môi trường, mang lại lợi ích cho tổ chức và tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh.

Văn phòng đa chức năng

Việc kết hợp không gian làm việc với nhiều không gian đảm nhiệm chức năng khác nhau được gọi là văn phòng đa chức năng. Ví dụ như văn phòng kết hợp với nơi ngủ, giải trí, uống cà phê cho nhân viên thoải mái thư giãn khi làm việc căng thẳng.

Văn phòng mở

Văn phòng mở là nơi làm việc của tất cả các thành viên của công ty. Giữa những bộ phận này không có tách biệt phòng, ban hoặc vách ngăn. Mọi người đều làm chung với nhau trong một trong gian rộng lớn để có thể dễ dàng giao tiếp và tiết kiệm thời gian lui tới.

Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là loại hình cho thuê cả văn phòng và các dịch vụ khác như lễ tân, thiết bị và nội thất để phục vụ cho nhu cầu làm việc.

Văn phòng chia sẻ

Hiểu đơn giản, văn phòng chia sẻ là nơi mà các doanh nghiệp sẽ chia sẻ với nhau về không gian làm việc. Các công ty có thể chia sẻ với nhau về chỗ ngồi làm việc, phòng ban để họp và sử dụng chung cả những dịch vụ tiện ích khác.

Như chúng ta đã thấy, văn phòng điện tử có đa dạng loại hình. Vậy lợi ích của văn phòng điện tử là gì? Tất cả sẽ được RealPlus chia sẻ ở nội dung tiếp theo.

Lợi ích của văn phòng điện tử

Dựa trên khái niệm văn phòng điện tử là gì bạn đã thấy rằng loại hình này mang đến cho các doanh nghiệp rất nhiều tiện ích. Những lợi ích của văn phòng điện tử có thể kể đến như:

Tạo nên hệ thống quản lý tập trung

Với việc sử dụng văn phòng điện tử, lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi. Hơn nữa, việc quản lý công việc được giao cho các thành viên cũng được diễn ra một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnh đó, người lãnh đạo cũng nắm bắt thông tin nhanh chóng và đưa ra quyết định chính xác.

Tạo môi trường làm việc hiện đại

Nếu văn phòng truyền thống quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống sổ sách thì ở văn phòng điện tử làm tất cả những việc này bằng cách số hóa. Tất cả những điều bạn cần làm là đăng nhập vào hệ thống và làm những công việc mình phụ trách.

Tiết kiệm thời gian và chi phí

Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là có thể điều hành, xử lý công việc. Do đó, loại hình này có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Như vậy, khi được hỏi lợi ích đặc biệt của văn phòng điện tử là gì thì đó là việc quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị được đồng bộ. Mọi thành viên trong công ty ở mọi lúc, mọi nơi đều có thể quản lý và kiểm soát công việc của mình. Văn phòng hiện đại đem đến cho con người một cuộc sống văn minh, hiện đại và tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

So sánh văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống

Sau khi hiểu văn phòng điện tử là gì và lợi ích của loại văn phòng này như thế nào, bạn có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt so với văn phòng truyền thống. Dưới đây là những tiêu chí cho bạn thấy rõ được sự khác biệt giữa hai loại hình văn phòng này.

Về nội thất

Các văn phòng truyền thống không có trang thiết bị hiện đại và sáng tạo. Vách ngăn thường sử dụng cửa hoặc tường kiên cố, những bộ bàn ghế hình chữ nhật thông thường hay những chiếc ghế 4 chân gây cảm giác nhàm chán.

Văn phòng điện tử sở hữu những thiết bị hiện đại và thông minh. Vách ngăn được hạn chế sử dụng tối đa, thường là kính trong suốt giúp tạo không gian thoáng đãng, rộng rãi. Hơn nữa, bàn ghế được thiết kế và bố trí rất đẹp, đa năng và linh hoạt sử dụng.

Không gian làm việc

Văn phòng truyền thống có chỗ ngồi riêng biệt và rõ ràng. Có sự phân cấp của từng cấp bậc như giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng sẽ được ngồi ở phòng riêng. Nhân viên ngồi chung và làm việc trong một môi trường bị giám sát chặt chẽ. Và đặc biệt là văn phòng thường thiếu ánh sáng tự nhiên.

Ngược lại, không gian văn phòng điện tử cởi mở, thân thiện và sáng tạo hơn. Điều này tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên. Mọi tác vụ công việc được được kiểm soát theo đầu việc trên hệ thống nên không cần người giám sát. Sử dụng vách ngăn kính thay vì những mảng tường lớn và kiên cố.

Xử lý công việc

Trong một văn phòng truyền thống, nhân viên phải tự làm mọi thủ tục. Những hồ sơ khi cần xử lý và xét duyệt thì phải thông qua các phòng ban và các cấp. Điều này gây mất thời gian dẫn đến lãng phí nhân công của nhân sự.

Tiện ích của văn phòng điện tử là gì? Đó là việc nó có nhiều loại máy móc thiết bị hiện đại. Các tài liệu, thông tin được lưu trữ trên hệ thống nên tránh được các thủ tục không cần thiết. Nếu cần, nhân viên cấp dưới có thể trao đổi trực tiếp với cấp trên thông qua các phần mềm mà không phải di chuyển đến tận nơi.

Cách để xây dựng và phát triển một văn phòng điện tử

Như vậy, khi đã hiểu rõ hơn về văn phòng điện tử là gì và định hình được đây sẽ là xu hướng trong tương lai, các nhà đầu tư sẽ muốn phát triển loại hình văn phòng này.  Tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp mà văn phòng điện tử sẽ được xây dựng và thiết kế theo những cách khác nhau. Các hoạt động của văn phòng thường khá đa dạng. Các hoạt động này đều được lập trình thành các module (phân hệ chức năng), giúp người dùng sử dụng văn phòng điện tử một cách hiệu quả và thông minh nhất.

Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng cho phép các hoạt động văn phòng bằng điện tử. Ở Việt Nam cũng có một số đơn vị tạo ứng dụng văn phòng điện tử. Chỉ với vài thao tác đơn giản, doanh nghiệp có thể xây dựng văn phòng điện tử theo ý muốn.

Qua những chia sẻ ở bài viết trên về định nghĩa văn phòng điện tử là gì và những lợi ích mà nó mang lại, RealPlus tin rằng bạn đã phần nào hiểu về loại hình văn phòng này. Các loại hình văn phòng điện tử thường được mở ở những căn hộ cao cấp có cảnh quang đẹp và thiết bị hiện đại. Nếu bạn đang cần một nơi để đầu tư cho thuê văn phòng điện tử thì hãy ghé thăm trang web: https://realplus.com.vn/ để tham khảo những sản phẩm bất động sản đang “hot” hiện nay nhé!